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01.10.2019
Kommunikationskanäle
Die Sendungsmengen im klassischen Postgeschäft gehen seit 2011 immer mehr zurück. Sie werden zunehmend ersetzt durch elektronische Kanäle, die sowohl der privaten als auch der geschäftlichen Kommunikation dienen.
Generell gilt: Je gezielter und individueller die Ansprache, desto erfolgreicher die Kommunikation mit Kunden. Hybride Kanäle sind dabei das Stichwort. Sie führen direkt oder auch über kurze Umwege zum Ziel, indem dem Kunden zum richtigen Zeitpunkt in der für ihn richtigen Form die für ihn relevante Information möglichst kostengünstig zukommt.
Die Entwicklung geht dahin, dass sich die Unternehmen der Lebensform ihrer Kunden anpassen. Im Geschäftsalltag findet die Kommunikation längst auf allen möglichen Kanälen statt. Dabei wird nicht nur über einen einzelnen Kanal zwischen Unternehmen und Kunden kommuniziert, sondern parallel über mehrere Kanäle und zeitlich versetzt. Eine Vernetzung der unterschiedlichen Kanäle miteinander ist das Ziel, sodass jeder Sachbearbeiter auf einen Blick sieht, wie der aktuelle Bearbeitungsstatus ist.
01.09.2019
Digitale Kanäle
Für mehr Vertraulichkeit, Verbindlichkeit und Verlässlichkeit in der digitalen Kommunikation sorgen rechtssichere Mail-Lösungen wie De-Mail oder E-Post. Es gibt jedoch zu wenig erreichbare Nutzer, da viele der registrierten und identifizierten Nutzer die Verwendung ihrer Secure Mail Adresse nicht frei zugänglich machen und als Versandkanal „ausschließlich physische Zustellung“ wählen.
Web-Portale entwickeln sich immer mehr zu zentralen Kommunikationsplattformen der Unternehmen – sowohl für das Bereitstellen von Dokumenten als auch für den Empfang von Informationen (Input Management). Sie werden zum „digitalen Briefkasten, Archiv und Tresor“, der nur per PIN geöffnet werden kann. Dadurch haben die Nutzer die größtmögliche Sicherheit, dass ihre Dokumente auch noch in vielen Jahren zur Verfügung stehen.
Auch das Wachstum der sozialen Netzwerke ist ungebrochen. Facebook z.B. sammelt mehr Daten über seine Nutzer als alle anderen Plattformen und ermöglicht dadurch die zielgruppengenaue Platzierung von Botschaften. Neben der Kundenansprache und Kundenkommunikation durch Werbung übernehmen soziale Netzwerke zunehmend den direkten Kundenkontakt sowie Service- und Dialogfunktionen.
Um kurze Reaktions- und Antwortzeiten bei gleichzeitiger Rechtssicherheit und Datenschutzkonformität zu generieren, benötigen Unternehmen und Organisationen neue Technologien, neue Strukturen und neue Methoden. Die Social Business Tools sind eine wertvolle Unterstützung im Kundenkontakt sowie im Wissensmanagement, in der Projektarbeit und Unternehmenssteuerung.
Analog zur Integration von E-Mail in eine Output-Management-Umgebung in der Vergangenheit wird WhatsApp ein weiterer Kommunikationskanal werden, den Hersteller in ihre Lösungen einbauen.
01.08.2019
Multichannel vs. Omnichannel
Über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen hinweg kommunizieren Unternehmen und Kunden entweder über Multichannel oder Omnichannel. Während beim Multichannel-Ansatz die Kommunikation vom Unternehmen ausgeht und jeder Kunde nur durch einen einzelnen, idealerweise auf ihn zugeschnittenen Kanal erreicht wird, bestimmt beim Omnichannel-Ansatz der Kunde die Kommunikation:
Alle Kanäle sind miteinander verbunden, sodass dem Kunden ein einheitliches Bild vermittelt wird. Der Kunde kann sich selbst aussuchen, welchen Kanal er bevorzugt und von einer Transaktion zur nächsten den Kanal wechseln. Das Unternehmen richtet sich nach dem Kunden, indem es ihn über die Kanäle anspricht, die er sowieso nutzt und die dementsprechend am besten zu ihm passen. Dadurch wird ihm das Leben so weit wie möglich vereinfacht und mehr Kundenzufriedenheit sowie eine bessere Kundenbindung entstehen.
Unabhängig davon, ob der Multi-Channel- oder Omni-Channel-Ansatz verfolgt werden, muss sich jedes Unternehmen sowohl mit der Frage der technischen Umsetzung als auch mit dem Pflegeaufwand, also Schnittstellenanpassungen bzgl. der einzelnen Kommunikationskanäle auseinandersetzen. Da sich die Software-Versionen bei der Anbindung von Portalen und Social-Media-Angeboten vor allem aus Sicherheitsgründen mehrmals im Monat ändern können, muss ein umfassender Kommunikationsansatz aufgebaut werden:
Kommunikation setzt sich aus den Bereichen „Wer“ (Sender der Nachricht/Kommunikator), „Was“ (Inhalt der übermittelten Nachricht/Botschaft), „Kanal“ (Kanal durch den die Nachricht übermittelt wird), „Wem“ (Empfänger/Rezipient der Nachricht) und dem „Effekt“ der übermittelten Nachricht zusammen. Der Empfänger könnte antworten und somit in den Kommunikationskreislauf eintreten. Dementsprechend sind in Unternehmen auch die eingehenden Kommunikationskanäle mit zu berücksichtigen und zu konzipieren.
01.05.2019
Einflussfaktoren
Verschiedene Faktoren wirken auf das Output-Management ein. Sogenannte „Hard facts“ beruhen auf messbaren Kriterien wie rechtlichen Rahmenbedingungen. In jedem Land gelten andere Bestimmungen für die Art und Weise der Kommunikation. Deren Umfang über alle Kanäle hinweg ist nachweislich abhängig vom Wohlstand eines Landes. So kommunizieren Entwicklungsländer pro Bürger deutlich weniger als hochentwickelte Länder.
Auch die jeweilige Infrastruktur, wie die Entfernungen und Erreichbarkeit durch Briefpost, die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Briefpost, der Zugang und die technische Infrastruktur von Netzen und digitaler Anbindung, die Sicherheit der digitalen Infrastruktur, die Preise und Kosten der Kommunikation sowie die Ansiedlung und Verteilung der öffentlichen Einrichtungen, der Bevölkerung und der Industrie, spielt eine bedeutende Rolle.
Zu den „weichen Einflussfaktoren“ zählen sowohl die Mentalität und Nutzungsgewohnheiten als auch die Altersstruktur der Bevölkerung. So zeigen junge Menschen eine natürliche Affinität zu elektronischen Medien, da sie mit diesen aufgewachsen sind. Zudem sind Menschen von Natur aus haptische Wesen, deren Sinne evolutionär gesehen viel älter sind als das analytische, digitale Verständnis von Dingen.
01.04.2019
Aktuelle Trends
Das Thema Digitalisierung ist heutzutage in aller Munde. Print, Web, Mobile und Social Media müssen adäquat und zielgruppengerecht bedient werden. Dafür verantwortlich ist das Output-Management. Durch die Verlagerung der internen wie externen Kommunikation auf Digitalkanäle lassen sich Druck-, Versand- und Verteilkosten sparen.
Schon vor mehr als 30 Jahren, noch vor der rasanten Verbreitung der digitalen Kommunikation, wollte man den Papierverbrauch reduzieren. Dies stellt jedoch eine große Herausforderung dar. Woran liegt es, dass die Umstellung vieler Geschäftsprozesse von manueller auf digitale Bearbeitung noch nicht gelungen ist?
Vor allem rechtliche Vorgaben, nicht einheitliche IT-Systeme, Medienbrüche, aber auch die Skepsis gegenüber digitalen Prozessen und der Sicherheit von digitalen Dokumenten stellen eine große Herausforderung dar. Generell gilt: Je größer das Unternehmen, desto höher sind die Einsparmöglichkeiten durch die Digitalisierung von Prozessen und somit die Bereitschaft, in Digitalisierung zu investieren.
01.01.2018
Smart Preview
Die komprimierte Gesamtsicht auf die Inhalte der Textbausteine eines Dokuments erhalten Sie mit einem Klick auf die Vorschaufunktion (Smart Preview) im Dokumentenbaum. Zusätzlich können sie im Preview-Modus navigieren und mit einem Klick wieder in den gewünschten Textbaustein zur Bearbeitung einsteigen.
01.10.2017
Variablen und Schlüsselausprägungen
In der bereits vorhandenen Variablenliste in docsA+ haben Sie jetzt die Möglichkeit zu neuen und bestehenden Variablen die eindeutig identifizierten Eigenschaften (Schlüsselausprägungen) anzulegen und zu verwalten.
Kommentarfunktion für ihre Dokumente
Am Dokument, Kapitel und Textbaustein haben wir ihnen eine neue Kommentarfunktion zur Verfügung gestellt. Diese können Sie z.B. dann verwenden, wenn die wesentlichen Bedingungen an das Dokument erfüllt sind und es zur Abnahme bereitgestellt werden soll. Die Kommentare werden hierbei historisiert und stehen ihnen somit in jeder Version zur Verfügung.
Migration von Word- und Excel-Dokumentenspezifikationen und Formularen
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